Per molte coppie di futuri sposi in questo periodo iniziano i preparativi del matrimonio. Per tutti – o quasi – il primo step sarà la scelta della location che ospiterà il ricevimento. 

E quindi di lunghi e interminabili pellegrinaggi alla scoperta di ville, castelli, tenute, hotel, ristoranti e chi più ne ha più ne metta. 

E’ il periodo dei preventivi, di sogni – a volte infranti -, e della disperata ricerca di consigli on line e off line.
C’è chi si informa sul web, leggendo recensioni e facendo domande sui forum, e chi chiede ad amici e parenti.  

Non credo sia il migliore degli approcci ma, comprendo che, se non avete una wedding planner su cui contare, o non avete ancora deciso se ingaggiarla ( fai il mio test e scopri se hai davvero bisogno di una wedding planner) da qualche parte dovrete pure iniziare! 

Ho quindi pensato di offrire un mio piccolo contributo alla vostra causa, dandovi qualche consiglio che possa guidarvi nella scelta della location perfetta per il vostro matrimonio.

Ma non dimenticate che, se intendete avvalervi dell’aiuto di un professionista, questo è il momento migliore per farlo. Sarà il vostro wedding planner a selezionare le locations ideali per voi, e sarà una validissima spalla in fase contrattuale. 

1. Mai perdere di vista il Budget.

Sono noiosa, lo so.
Ma non mi stancherò mai e poi mai di ripetervelo. E dovreste ringraziarmi, perché lo faccio davvero nel vostro interesse. 

Sapere quanto potete – o volete – spendere per il vostro ricevimento vi aiuterà in una prima e fondamentale scrematura tra le location. 

Prendete appuntamento con le location in linea con la vostra ipotesi di budget, evitando accuratamente quelle che non lo sono, almeno in una prima fase. 

E se pensate di poter fare “un piccolo” sacrificio economico per bloccare la location dei vostri sogni, anche se completamente fuori budget, tenete conto che – in media – la spesa destinata al ricevimento si aggira tra il 45 e il 55% del budget totale, non il 90%!

Parlo profusamente di elaborazione e gestione del budget in questo post.

Per iniziare potrete usare il mio budget plan di base. E’ uno strumento utile – seppur semplificato rispetto a quello che ho elaborato e che riservo ai miei clienti – per farvi una prima idea di quali saranno le principali spese da affrontare.

Potete scaricarlo gratuitamente accedendo alla sezione del sito riservata ai membri della community.
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L’ iscrizione vi darà diritto a utili risorse in download e a qualche altro regalino.

 

2. Estate o inverno? Location diversa.

Avete già deciso se il vostro sarà un matrimonio estivo o invernale? 

Saperlo prima di girare per location vi aiuterà a non sbagliare, perché dovrete fare valutazioni diverse.

La location che ha ospitato il favoloso matrimonio in riva al mare della vostra amica potrebbe non fare al caso del vostro matrimonio natalizio. Così come seguendo il consiglio di zia Peppina, che ha mangiato così bene al matrimonio della cugina Luigia a febbraio, vi farà toppare il matrimonio previsto a giugno.

Se vi sposate in inverno sarà inutile scegliere una location famosa per le sue bellissime terrazze o gli splendidi giardini, valutate piuttosto gli spazi interni, gli arredi e la capienza. 

Non basta che una sola sala sia di vostro gradimento, preferite la location che metta a vostra disposizione più spazi e la possibilità di viverli tutti, sistemando comodamente tutti gli ospiti.

Se desiderate un matrimonio estivo invece, dovrete tenere in massima considerazione gli esterni – ma controllate anche gli interni in modo che un eventuale rovescio climatico non si trasformi in tragedia.
Non basta che ci sia una sala di emergenza: occorrono almeno 2 spazi coperti abbastanza capienti per il numero previsto degli ospiti,  uno in grado di ospitare tutti per il pranzo o la cena placèe e – almeno – un altro per eventuali aperitivi, buffett, dopo cena e balli (non vorremo mica rischiare di stare seduti ad annoiarci per tutto il tempo?!)

 

3. Ubicazione e comodità della location

Per la buona riuscita di qualunque evento, è importantissimo che gli ospiti si sentano importanti e coccolati. 

Questo purtroppo non accade quando li si costringe ad estenuanti trasferte di decine e decine di chilometri.  

Se avrete un matrimonio religioso fate in modo che cerimonia e ricevimento si svolgano nelle vicinanze e, a parità, optate per la location più facile da raggiungere.
Meglio 10 km di autostrada in più, che 2 km per stradine anguste, diroccate e piene di tornanti.

Se il vostro sarà un matrimonio fuori regione o un destination wedding, occupatevi dell’alloggio e delle navette per i vostri invitati in tournée. In questo caso l’ideale è scegliere una location che offra la possibilità di ospitare tutti o, almeno, che si trovi nelle immediate vicinanze di un hotel abbastanza capiente ed accogliente.

 

4. Servizi inclusi dalla location ed Extra 

A questo punto dovreste avere già operato una bella selezione ed è il momento di valutare l’offerta. 

Cercate di ottenere preventivi quanto più dettagliati possibile e, soprattutto, se vi si presentano come “inclusi” dei servizi che per voi sono importanti, pretendete chiarezza in merito. 

Ad esempio, vi offrono il wedding planner interno?
Bene, chiedete se si limiterà ad addobbare e a seguirvi per gli aspetti legati alla location, o vi seguirà davvero come farebbe un wedding planner esterno. 

Puoi approfondire la differenza tra wedding planner interno ed esterno, leggendo questo post.

Addobbi floreali, angolo sigari, confettata, light design, parcheggi, free bar, sono inclusi? 
Bene, tra che tipo di addobbi potrete scegliere? Si tratta di servizi personalizzati o standard? Fatevi mostrare degli esempi di quello che vi offrono come servizio incluso e valutate serenamente se non sia il caso di provvedere autonomamente. Sarebbe un peccato scoprire alla fine dei preparativi che il matrimonio che sognate, e che vi hanno venduto come “servizio incluso” è in realtà un susseguirsi di costi extra fuori programma. 

Potrete scegliere i vostri fornitori o avete dei vincoli?

Musicisti, wedding planner, fioristi, sono solo alcuni dei professionisti che potreste voler scegliere autonomamente, ma non sempre è possibile. Alcune locations tendono a sponsorizzare professionisti di propria fiducia, imponendoli di fatto ai clienti (anche relativamente ai costi) e chiudendo le porte agli altri. 

Tenete in buona considerazione che le location e i catering producono cibo, ed è su questi aspetti che potete “strappare” un extra. Piuttosto che cercare di farvi includere il servizio di wedding Planning, o l’addobbo floreale, o la musica, provate a chiedere che vi regalino il buffet di dolci, o il free bar… Ne guadagnerete entrambi.

Non dimenticate di richiedere PRIMA il costo per il menu bambini e, magari, di strappare un prezzo vantaggioso per il tavolo staff.
Già, non ci pensa mai nessuno, ma tra musicisti, fotografi ecc… il tavolo staff arriva mediamente a 8-10 coperti. Nessuna coppia di sposi è mai stata felice di scoprire di dover pagare il menu intero anche per chi è lì per lavorare.  

 

5. Restrizioni, vincoli e orari della location

Sempre meglio sapere in anticipo da che ora a che ora la location sarà a vostra disposizione, se avrete l’esclusiva o potrebbero esserci altre cerimonie, se prevede dei costi extra in caso di ritardi, se e fino a che ora vi consente la musica, se ci sono limitazioni o vincoli per allestimento ecc…

Ad esempio, se desiderate scatenarvi in balli sfrenati fino a tarda notte quasi certamente dovrete scartare gli hotel (che devono garantire il riposo agli altri ospiti) o, in caso di location che prevedono costi di affitto, bisognerà far presente questa vostra condizione prima di scoprire che per realizzare il vostro desiderio, dovrete sborsare un extra per un doppio affitto. 

Se sognate fuochi d’artificio, fontane luminose, o il montaggio di strutture particolari, assicuratevi che la location sia disposta ad accordarvi il permesso. 

 

5 (+1). Costi di affitto location: maneggiare con cautela

Molto spesso le locations più esclusive richiedono un costo di affitto, solitamente giornaliero, che va a sommarsi al prezzo per menu del catering che dovrete ingaggiare. 

Qualche villa ripaga ampiamente questo sforzo economico mettendo a disposizione degli sposi un arsenale di possibilità tra le quali scegliere, incluse nel prezzo di affitto: sedute, tovagliato, posateria, stoviglie e bicchieri, candelabri, alzate, strutture e persino light design.
Roba che noleggiata singolarmente costerebbe molto di più. Non solo dunque il gioco vale la candela, ma conviene addirittura.

La maggior parte delle volte, però, bisogna essere preparati ad affrontare più di una spesa extra. Le locations vengono affittate completamente vuote e bisognerà accollarsi i costi necessari a renderle idonee al ricevimento, noleggiando ogni singolo elemento  (dalle forchette ai divani, dalla tensostruttura al piattino, ecc…). Va da se che non è la situazione di più semplice gestione o più conveniente in termini economici.

 

Vuoi farti due risate? Leggi quali sono i 10 errori tipici delle spose… e controlla se anche tu ne stai commettendo qualcuno!

E tu? Hai già scelto la location per il tuo matrimonio?
Farai una scelta di pancia o ponderata?

Fammi sapere nei commenti se hai trovato utili i miei consigli e, se l’articolo ti è piaciuto, per favore condividilo. 🙂

Kiss