Appuntamenti di lavoro nel Week End.

Essere disponibili a lavorare nel week end è una condizione basilare per ogni wedding planner. Purtroppo però, i week end sono una risorsa limitata e vanno organizzati con cura. In questo post ti spiego come e perchè.

Lavorare o non lavorare nel week end?

Per un wedding planner, la risposta è abbastanza ovvia e, se non sei disponibile a rinunciare a qualche sabato di shopping o domenica in famiglia, converrà cercare altrove la tua strada.

Se sei una sposa e assumi un Wedding Planner quasi sicuramente gli chiederai di rendersi disponibile ad appuntamenti, incontri e sopralluoghi nei week end e prenderai la sua risposta molto seriamente.

Se sei un wedding planner alle prime armi, molto probabilmente tenderai ad accettare questa condizione senza limitazioni per non rischiare di perdere un prezioso cliente.

Se sei un wedding planner esperto e ben organizzato però, dovresti essere in grado di rispondere con cognizione di causa.

Se non ci hai mai pensato, provo a darti un interessante spunto di riflessione.

Un anno è composto da 52 settimane. Solo 52 week end.

I 52 week end disponibili sono dunque una risorsa limitata.

Se consideriamo che l’organizzazione di un matrimonio richieda come minimo 3 incontri – di più, secondo la mia esperienza idealmente ne occorrono 5, ma seguite il discorso – oltre al giorno del matrimonio, che sarà quasi sicuramente nel week end, supponiamo che il wedding planner dovrebbe ritenersi impegnato almeno per 4 week end per coppia.

Ora, dividendo il numero di week end totali dell’anno (52) per il numero di week end minimi da riservare ad ogni coppia (4), si ottiene un bel 13. Cosa indica questo risultato?

13 sarebbe il numero massimo di matrimoni che un wedding planner potrebbe accettare in un anno, se pure decidesse di rinunciare a tutti, ma proprio TUTTI i suoi fine settimana, inclusi i week end di Natale, Pasqua, Ferragosto e delle altre feste comandate, senza alcuna vacanza e, sperando di non beccare un’influenza.

Naturalmente in orario di ufficio durante la settimana dovrà occuparsi di lavorare alla reale organizzazione dei matrimoni e degli eventi per i suoi clienti, e di tutta quella parte del lavoro auto-promozionale e gestionale della propria attività. Ore pasti e ore fuori lavorative (più o meno 12.30 – 15.00 e 19.-21.30) sono in genere dedicate alle telefonate e alle videocall. E se non sono appositamente “dedicate”, lo diventeranno presto perché la maggior parte degli sposi che ci assume in orario lavorativo lavora, e l’unica possibilità di sentirli è di essere flessibili 🙂

Insomma lavorare incessantemente un anno intero per un totale di 13 clienti è un pò pochino in termini di business. Soprattutto per un professionista a cui si richiede, praticamente, di dire addio al proprio tempo libero, necessario per ricaricare le batterie e rendere al massimo delle sue possibilità. Perché è vero che, come qualcuno potrebbe obiettare, se lavori di domenica puoi prenderti libero un martedì. Ma sappiamo benissimo che non sarebbe la stessa cosa. Che senso ha un giorno libero, se non lo si può condividere con i propri affetti (al lavoro o a scuola)?

Come gestire allora le richieste di incontri, sopralluoghi e appuntamenti nel week end?

Come è chiaro dunque, accettare di rendersi disponibile nei week end senza dettare un minimo di regole non è una condizione applicabile.

E questo non per di mancanza di disponibilità o di flessibilità del professionista, ma per garantire alle coppie di clienti ciò per cui pagano: una corretta organizzazione e gestione del lavoro, la massima attenzione e la lucidità. 

A me è capitato, soprattutto all’inizio, di ricevere messaggi assurdi del tipo: “per noi è più comodo di domenica sul tardi, facciamo per le 19.30 tanto tu sei libera, vero?”

o ancora:

“e vabbè anche se sei impegnata sabato fino alle 19, noi possiamo pure fare verso le 20, non abbiamo fretta” ma prendere in considerazione il fatto che, oltre una certa ora non si può pretendere lucidità ed attenzione perché un wedding planner è anche una persona che, come tutte le altre, dopo un certo numero di ore lavorative ha il sacrosanto diritto di riposarsi, è anche estremamente scortese e irrispettoso.

Per questo motivo ho strutturato da anni i miei contratti, definendo chiaramente quante “ore” di incontri, appuntamenti e sopralluoghi prevedo per quel progetto, e a che prezzo.
Se è assolutamente necessario incontrarsi solo nei week end, questo dovrà essere esplicitato durante la stesura degli accordi per consentirmi di programmare la mia attività e di conteggiarlo adeguatamente.

Nelle mie FAQ spiego dettagliatamente perché lavoro in questo modo e, soprattutto, perché è conveniente per le mie spose.

Esperienza vs Ingenuità

Mi capitò qualche tempo fa di leggere sul sito di una collega che lei “a differenza di altri wp sarebbe stata sempre disponibile per i suoi sposi, non avrebbe ragionato ad ore e non si sarebbe mai tirata indietro alla richiesta di un incontro”.Accipicchia, che promesse!

Queste sue dichiarazioni mi fecero sorridere in quanto erano palesemente in contrasto con “l’esperienza” che pretendeva di vendere ai suoi clienti.

Stava ingenuamente affermando:

1.  di avere pochissimo lavoro, se non nessuno:
   per poter garantire di essere davvero “sempre” disponibile. Perché se avesse avuto anche solo un altro progetto o cliente da gestire, avrebbe dovuto organizzare e ottimizzare il suo tempo di lavoro. Inoltre non ci sarebbe stata, tradendo la sua promessa, se due suoi clienti  avessero avuto un’emergenza e chiesto un incontro proprio nello stesso giorno, magari nello stesso week end.
2. di essere alle prime armi:
   se sei una professionista esperta sai avrai calcolato – e quotato – il valore del tuo tempo e, in ogni preventivo che fai hai l’assoluta necessità di ipotizzare quanto lavorerai ad ogni progetto, per poterti garantire la migliore organizzazione possibile.

Dopotutto, un planner non dovrebbe vendere proprio questo: organizzazione?
E se non è nemmeno in grado di pianificare la sua stessa attività, per cosa pretende che lo si paghi?

Ps. sono ripassata per curiosità a sbirciare il sito della collega di cui sopra e ho scoperto che, con l’esperienza, quelle promesse assurde sono sparite. Sostituite da una più realistica e – davvero professionale, bravissima! – presa di coscienza del proprio ruolo, della quantità di impegno che richiede e, soprattutto, dell’assoluta necessità di potersi organizzare.

Sono certa che, se all’inizio della carriera avesse potuto contare su consigli pratici e “start-up oriented”, come quelli che ho inserito nel mio corso Il Mio Metodo per lavorare davvero rivolto ad aspiranti wedding planner, avrebbe risparmiato un bel pò di lavoro mal retribuito, qualche contrasto con clienti irrispettosi e fuori-target e, soprattutto, avrebbe potuto cominciare a lavorare con consapevolezza, risultati e soddisfazione fin da subito.

E tu? Hai ci hai mai pensato? Hai mai avuto difficoltà ad organizzare il lavoro nel week end?
Se hai considerazioni condividile con me, e se l’articolo ti è piaciuto… condividilo!